لوطن:*اعتمدت
مؤخرا وزارة الخدمة المدنية الأدوات الإجرائية لبناء نظام إدارة الوثائق
الخصوصية بالوزارة والذي يتم من خلاله اعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق
ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وتعتبر وزارة
الخدمة المدنية أولى وزارات الجهاز الإداري للدولة التي أنهت العمل على
إعداد هذه الجداول بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق
والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون
الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/ 2007،
وبالرجوع إلى المادة 18 من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة
المعنية هي المسئولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة
بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها حيث قامت الهيئة بالتنسيق
مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالوزارة بإعداد قائمة
إسمية للوثائق والملفات الخصوصية بالوزارة تولد عنها إنجاز الأدوات
الإجرائية لبناء النظام والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق
الخصوصية ونظام تصنيفها.
وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري للوثائق
وتسجيل الوثائق وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها
وتيسير الرجوع إليها كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام من معالجة الوثائق
منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات
الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة
أخرى.
ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم
الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم
نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم
للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وإظهار صورتها في
المجتمع
وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة
للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي وعلى ضوء تعميم وزارة الخدمة
المدنية رقم 10/ 2008 الصادر بتاريخ 19 يوليو2008م المتعلق باستحداث دوائر
أو أقسام للوثائق بالوحدات الحكومية تطبيقا لمقتضيات المادة 41 من قانون
الوثائق والمحفوظات يعهد إلى دائرة الوثائق بوزارة الخدمة المدنية تطبيقا
للمادة 42 من القانون تطبيق الأدوات الإجرائية من جداول مدد استبقاء ونظام
تصنيف الوثائق ومساعدة الموظفين وتدريبهم على استخدام هذه الأدوات وفق
الآليات المعتمدة في هذا المجال .
ويدخل هذا النظام حيز التنفيذ بعد الخضوع إلى فترة تجريبية تعمل فيها
دائرة الوثائق بالوزارة على التدرب على آليات التطبيق والقيام بتدريب
المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق .
ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على عنصر أو عناصر ضمن
مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب
أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل
الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على
أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى وحدة حكومية والتي يصل عددها إلى عدة
مئات فيتم ترتيبها داخل أقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية
منطقيا وتدريجيا في شكل نظـام تصنيف.
وتوجد عدة طرق لتصنيف الوثائق إلا أنه تم اعتماد التصنيف الوظيفي الذي
يعتمد على الوظائف والأعمال التي تقوم بها الوحدة الحكومية وتمثل المهام
والوظائف الأساسية أصنافا رئيسية تتفرع إلى أصناف فرعية وتتقسم الأصناف
الفرعية إلى أقسام رئيسية وأقسام فرعية بكيفية أنها تشمل كل أنواع الوثائق
والملفات ويتم التعبير عن هذه التقسيمات بمواضيع (كلمات دالة) تتدرج من
العام إلى الخاص ويعتبر التصنيف عملية ذهنية تستوجب الإلمام الدقيق
بالوثائق والملفات وتتطلب القدرة على تجميع موضوعاتها وترتيبها وتفريعها
بصفة منطقية ومتدرجة من العام إلى الخاص ثم تسند رموز إلى كل الموضوعات
تميزها عن بعضها البعض وتمكن من الوصول إلى الوثائق والملفات المطلوبة
بدقة وسرعة ويهدف اعتماد نظام تصنيف الوثائق إلى تحقيق ضمان السرعة
والاستدلال على الوثائق للقيام بالعمل المطلوب ثم إرجاعها إلى أماكن حفظها
إلى أن ينتهي العمل الخاص بها وتغلق الملفات لضمان استمرارية العمل
الإداري دون التأثر بحركة الموظفين (غياب ونقله وندب) وذلك بوضع نظام
تصنيف موحد ونبذ الاجتهاد الفردي المشخص ووضع الوثائق في إطار نشأتها
وتجميعها في ملفات حسب المواضيع المتعلقة بها للتمكن من متابعة تطور
الأعمال المتعلقة بها لأن فصل الوثائق لا يسهل فهم المعلومات التي تحتويها
نظرا للعلاقة التي تربط بينها وتيسير حفظ الوثائق وحمايتها وضمان مصادر
حقوق الأشخاص والمجموعات وضمان قابلية نظام التصنيف للتمدد والتطور بحيث
يبقى صالحا حتى وإن طرأ تغيير على اختصاصات الوحدة الحكومية وليكون نظام
التصنيف متماسكا ومجديا يجب أن تتوفر فيه خاصيات أساسية أهمها التدرج وهو
أن يأخذ نظام التصنيف بعين الاعتبار تسلسل الوظائف وتفريعاتها من العام
إلى الخاص وبذلك يتكون نظام التصنيف من أصناف رئيسية تتفرع إلى أصناف
فرعية وهذه الأخيرة تتفرع بدورها إلى أقسام رئيسية وأقسام فرعية ويمكن
إضافة مستوى تصنيفي آخر إذا اقتضى الأمر والمنطقية حيث يجب أن يكون هناك
تجانس داخل الأصناف وتفريعاتها بحيث يتم الجمع بين ما هو متشابه ويتم
الفصل بين ما هو مختلف من الوظائف والمواضيع فيتسم نظام التصنيف بالتسلسل
المنطقي أثناء ترتيب الوثائق داخل الأقسام والتفردحيث يسند إلى كل موضوع
أو مفهوم موقعا واحدا داخل نظام التصنيف فنضمن بذلك التمييز بين مختلف
الأصناف بحيث تصنف كل وثيقة في الصنف أو القسم المناسب لها هذا ويجب تجنب
تجميع الوثائق تحت عنوان "متفرقات" أو أي عنوان آخر غير دقيق أو مبهم
والشمولية وهي أن يكون نظام التصنيف شاملا لجميع وثائق الوحدة الحكومية
دون استثناء ومهما اختلفت أشكال هذه الوثائق وتنوعت المعلومات التي
تتضمنها، وأن يكون أيضا جامعا لكافة الوظائف والأعمال الإدارية، فيخصص لكل
وثيقة أو مجموعة من الوثائق مكانا محددا يتماشى وطبيعتها داخل مختلف
مستويات المنظومة التصنيفية سواء على مستوى الصنف الرئيسي أو الصنف الفرعي
أو القسم الرئيسي أو القسم الفرعي والقابلية للتمدد وهي قابلية نظام
التصنيف لإضافة تفريعات عند الحاجة ليضمن احتواء نوعيات جديدة من الوثائق
التي قد يتم إنشاؤها بعد إعداده ووضعه حيز التنفيذ أو نوعيات أخرى ناتجة
عن دمج وثائق إلى بعضها أو فصلها.
